Môi trường làm việc là yếu tố định hình cách làm việc và ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động và hiệu suất công việc. Vậy nên, để cải tiến môi trường làm việc, phương pháp 5S đã ra đời và được nhiều doanh nghiệp áp dụng. 5S là thuật ngữ bắt nguồn từ Nhật Bản và phương pháp này được áp dụng thành công đầu tiên tại Nhật Bản. Phương pháp 5S trong an toàn lao động nhằm tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, khoa học.
5S là gì?
5s trong an toàn lao động
5S là một phương pháp để quản lý, sắp xếp môi trường làm việc.
5S là viết tắt chữ cái đầu của 5 chữ trong tiếng Nhật là Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke
Tại Việt Nam, 5S được dịch ra là SÀNG LỌC – SẮP XẾP – SẠCH SẼ – SĂN SÓC – SẴN SÀNG
🇸 Sàng lọc (S1) – Sort: Xem xét, phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Đây là bước đầu tiên trong phương pháp 5S.
🇸 Sắp xếp (S2) – Set in order: tổ chứ sắp xếp đồ vật đúng chỗ theo quy tắc, chuẩn mực nhất định. Sắp xếp chỗ dễ tìm, dễ thấy, dễ trả lại. mọi thứ cần được đặt đúng chỗ để tiện lợi khi cần sử dụng.
🇸 Sạch sẽ (S3) – Shine: thường xuyên làm vệ sinh và giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ. Lau chùi, dọn dẹp mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc. Giúp môi trường làm việc sạch sẽ, giảm thiểu rui ro. Ngoài ra còn nâng cao tính chính xác cho máy móc tránh khỏi bụi bẩn.
🇸 Săn sóc (S4) – Standardize: Tiếp tục thực hiện thường xuyên và liên tục 3S trên. Tiêu chuẩn hóa và duy trì, nó tạo diền đề cho phát triển thành 5S.
🇸 Sẵn sàng (S5) – Sustain: Rèn luyện, tạo thói quen tự giám duy trì nề nếp tác phong. 5S cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để luôn sẵn sàng sản xuất.
Về cơ bản 5S hướng tới sự “thay đổi” toàn diện từ phòng họp, nơi làm việc cho đến xưởng sản xuất.
Thực hiện 5S thường được hiểu lầm như là công việc vệ sinh đơn giản và hầu hết các doanh nghiệp đều dừng lại ở đó – ở chữ “S” thứ nhất trong 5S. Nhưng 5S thực sự hướng tới việc cải thiện năng suất làm việc, giảm thiểu lãng phí và tạo ra một một trường làm việc thân thiện hơn, an toàn hơn và thông minh hơn.
Lợi ích khi thực hiện phương pháp 5S tại nơi làm việc
Phương pháp 5S sẽ tạo ra các thay đổi trong môi trường làm việc của doanh nghiệp.
Giúp môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gang, ngăn nắp hơn.
Tăng cường sáng tạo, phát huy sáng kiến cải tiến.
Tạo kỷ luật cho tổ chức, doanh nghiệp.
Hỗ trợ công việc dễ dàng hơn.
5S ngăn chặn sự xuống cấp của cơ sở hạ tầng, tạo sự thông thoáng cho không gian làm việc, mọi thứ ngăn nắp. Giúp người làm việc cảm thấy thoải mái và năng suất cao.
Quy trình thực hiện 5S như thế nào?
🇸 Sàng lọc
Nguyên tắc cơ bản của Sàng lọc là đừng giữ những gì mà doanh nghiệp không cần đến.
Bước 1: Quan sát thật kỹ nơi làm việc của mình cùng với đồng nghiệp. Từ đó phát hiện và xác định những thứ không cần thiết cho công việc mình. Tiếp tục thông báo xem có ai cần dùng vật đó hay không. Nếu không có ai cần dùng đến thì hủy bỏ ngay những thứ không cần thiết đó.
Bước 2: Nếu chưa thể quyết định xem liệu vật đó còn có ích cho công việc hay không thì đánh dấu kèm ngày tháng sẽ hủy. Sau đó để riêng ra một chỗ. Sàng lọc, phân chia những thiết bị cần và không cần cho sản xuất.
Bước 3: Sau một khoảng thời gian, kiểm tra xem ai cần đến nó không. Nếu không hãy hủy bỏ vật đó.
Tổ chức, doanh nghiệp, công ty, nhà xưởng cần thường xuyên phân loại, sàng lọc, phân loại các vật dụng theo mức độ thường xuyên sử dụng. Sàng lọc giúp xác định được mức độ hư hỏng của thiết bị, bụi bẩn trong không gian làm việc để tạo ra môi trường làm việc an toàn, khoa học.
🇸 Seiton – Sắp xếp
Sau bước sàng lọc, sắp xếp giúp cho mọi thứ được xếp vào đúng chỗ của nó. Nguyên tắc của sắp xếp là dựa vào tần suất sử dụng của vật dụng.
Bước 1: Tất cả mọi thứ cần sắp xếp đều là những vật dụng cần thiết. Bởi vì những vật cần loại bỏ đã được thực hiện tại bước 1 – sàng lọc. Bạn cần suy nghĩ để cái gì, ở đâu cho đẹp mất, thuận tiện và an toàn.
Bước 2: Trao đổi về cách sắp xếp, bố trí với các đồng nghiệp. Từ đó phác thảo rồi tìm ra cách sắp xếp thuận lợi nhất để quản lý và làm việc. Những vật càng hay dùng thì càng cần để gần người sử dụng. Những vật ít dùng thì để xa hơn. Nặng để dưới và nhẹ để trên.
Bước 3: Lập ra danh mục các vật dụng và sơ đồ nơi lưu giữ. Cần ghi chú vị trí cụ thể đến từng ngăn kéo, ngăn tủ để dễ dàng trong việc tìm kiếm.
Bước 4: Nên có sơ đồ riêng về bình cứu hỏa, dụng cụ cấp cứu, van an toàn để có thể sử dụng ngay nếu xảy ra sự cố. Để tránh lộn xộn và khó phân biệt, hãy đánh dấu chúng bằng sắc màu riêng. Ví dụ, nên sơn những màu rực rỡ, nổi bật vào các vật dụng sử dụng khi khẩn cấp như bình chữa cháy, lối thoát hiểm…
🇸 Seiso – Sạch sẽ
Môi trường làm việc sạch sẽ sẽ tạo ra một sản phẩm chất lượng. Seiso cần thực hiện hàng ngày, hàng tuần một cách thường xuyên, liên tục. Đừng đợi đến lúc bẩn mới dọn dẹp, lau chùi. Hãy dành 5 phút vệ sinh mỗi ngày để đồ vật không có cơ hội dính bụi bẩn. Hãy tự dọn dẹp nơi làm việc của mình nếu muốn có một môi trường sạch đẹp. Đây còn là bước để kiểm tra cho tổ chức. Việc vệ sinh thường xuyên còn giúp kiểm tra các đồ vật hư hỏng, bụi bẩn, tránh hỏng hóc.
🇸 Seiketsu – Săn sóc
Săn sóc giúp tạo ra một hệ thống để duy trì và giữ gìn sự sạch sẽ tại nơi làm việc. Bạn cần tạo ra một lịch làm vệ sinh cụ thể.
Cần đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng để đánh giá hiệu quả của việc săn sóc. Thiết kế ra các nhãn mác rõ ràng về tiêu chuẩn cho các vị trí quy định. Thiết lập thống nhất về giới hạn, vị trí.
🇸 Shitsuke – Sẵn sàng
Đây là bước khó khăn bởi các nhân viên cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. Chữ S này cần được thực hiện một cách tự giác mà không cần ai nhắc nhở, ra lệnh. Sẵn sàng một cách tự giác để trở thành một thói quen.
5S trong an toàn lao động tạo ra không gian làm việc thoải mái cho người lao động. Việc đảm bảo mọi người đều hiểu và đồng lòng sẽ tạo ra thành công cho 5S.
Các yếu tố tạo nên thành công khi tiến hành áp dụng phương pháp 5S.
⭐ Lãnh đạo cam kết hỗ trợ
Lãnh đạo cam kết, hỗ trợ Yếu tố đầu tiên tạo nên thành công cho phương pháp 5S chính là lời cam kết của lãnh đạo. Sự hiểu biết, ủng hộ và đồng tình của lãnh đạo khi có sự hình thành các nhóm cộng tác là vô cùng cần thiết.
⭐ Tiến hành đào tạo
Để mọi người nhận thức được vai trò, lợi ích của 5S là yếu tố tiên quyết đến sự thành công của phương pháp này. Cần cung cấp cho mọi người những kiến thức, cách tiến hành cơ bản của 5S.
⭐ Tự nguyện tham gia
Sau khi nhận thức được ý nghĩa, họ sẽ tự giác, chủ động tiến hành 5S như một thói quen. Tạo ra môi trường thúc đẩy tinh thần tự nguyện của mọi người là yếu tố căn bản của 5S.
⭐ Lặp lại chu trình 5S với tiêu chuẩn cao hơn
Chu trình thực hiện 5S trong an toàn lao động cần sự lặp lại liên tục, không ngừng nghỉ. Điều này nhằm duy trì, cải tiến công tác quản lý của tổ chức.
