Tiêu chuẩn ISO 9001 đã được chỉnh sửa và công bố phiên bản mới vào 15/9/2015. Các tổ chức hiện đang triển khai ISO 9001:2008 sẽ có 3 năm để chuyển đổi sang phiên bản mới. Một số thắc mắc thường gặp ban đầu khi các tổ chức bắt đầu quá trình chuyển đổi.
Câu hỏi: ISO 9001:2008 sẽ được thừa nhận và đánh giá đến bao giờ?
Trả lời: Tiêu chuẩn hiện thời sẽ được thừa nhận và đánh giá cho đến cuối chu kỳ 3 năm của quá trình chuyển đổi, tức là tháng 9 năm 2018.
Câu hỏi: Các bước đầu tiên nên chuẩn bị cho việc chuyển đổi là gì?
Trả lời: Để chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi nên tiến hành một số hoạt động sau đây:
– Xem xét lại cách thức tiếp cận hiện tại của hệ thống
– Trao đổi với lãnh đạo các bộ phận chịu tác động của các thay đổi của tiêu chuẩn và giúp họ hiểu các vấn đề họ phải quản lý và đại diện
– Xem xét cách tiếp cận để xác định, quản lý và kiểm soát các quá trình
– Bắt đầu xem xét cách thức chấp nhận và hưởng lợi từ việc quản lý rủi ro và cơ hội
– Nếu tổ chức có hơn 1 giấy chứng nhận, nên bắt đầu xem xét các lợi ích của việc tích hợp hệ thống
– Đọc kỹ phần giới thiệu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 về các khái niệm.
Câu hỏi: Việc chuyển đổi có nghĩa là thêm thời gian và chi phí hay không?
Trả lời: Cũng giống như bất cứ sự chuyển đổi nào khác, quý vị cần thêm thời gian để nghiên cứu yêu cầu của tiêu chuẩn, đánh giá thực trạng, lập kế hoạch và thực hiện việc chuyển đổi. Tùy thuộc vào độ phức tạp trong các quá trình hoạt động của doanh nghiệp mà quý vị có thể cần mời chuyên gia tư vấn giúp chuyển đổi thành công, việc này sẽ phát sinh thêm một khoản chi phí nhất định, nhưng là chi phí cần thiết. Mặt khác, Quý vị cũng có thể tự chuyển đổi nếu đã được đào tạo và nẵm vững yêu cầu của tiêu chuẩn.
Câu hỏi: Tôi có thể mua một bộ đầy đủ của tiêu chuẩn ISO 9000 được không?
Trả lời: Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vẫn luôn sẵn có tại Trung tâm Thông tin, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 sẽ được dịch và xuất bản trong thời gian tới.
Câu hỏi: Liệu tiêu chuẩn ISO 9004 có còn phù hợp?
Trả lời: Có, tiêu chuẩn ISO 9004 vẫn tiếp tục là thông tin hữu ích trong việc áp dụng các nguyên tắc của tiếp cận theo quản lý chất lượng đối với các vấn đề của quản lý kinh doanh và xây dựng một thể chế kinh doanh bền vững cho tương lai.
Câu hỏi: Bao giờ tôi có thể bắt đầu việc chuyển đổi?
Trả lời: Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đã chính thức được ban hành vào ngày 15/9/2015. Từ thời điểm này trở đi, các tổ chức đã có thể bắt đầu chuyển đổi và áp dụng tiêu chuẩn phiên bản mới.
Câu hỏi: Chúng tôi có thể cập nhật vào năm 2016 khi đánh giá chứng nhận lại được không?
Trả lời: Có, miễn là hệ thống của quý vị đáp ứng được tất cả các yêu cầu của ISO 9001:2015
Câu hỏi: Chúng tôi hiện đang triển khai chứng nhận ISO 9001, chúng tôi nên làm gì?
Trả lời: Quý vị có thể triển khai theo kế hoạch vì các tổ chức có 3 năm để chuyển đổi sang tiêu chuẩn mới kể từ tháng 9 năm 2015.
Câu hỏi: Nếu chúng tôi muốn chuyển đổi trước khi hết hạn 3 năm thì sao?
Trả lời: Các tổ chức có thể tiến hành chuyển đổi bất kỳ lúc nào trong giai đoạn 3 năm chuyển đổi này.
Câu hỏi: Làm sao chúng tôi biết được việc chuyển đổi đã đi đến giai đoạn nào?
Trả lời: Quacert sẽ phối hợp chặt chẽ với các tổ chức để theo dõi quá trình chuyển đổi sang tiêu chuẩn mới, đồng thời có các khóa đào tạo để phục vụ nhu cầu của khách hàng. Quý vị có thể liên hệ với Quacert để biết thêm chi tiết.
Câu hỏi: Tôi nghe nói rằng cấu trúc của tiêu chuẩn mới không dựa trên PDCA nữa có đúng không?
Trả lời: Tiêu chuẩn mới vẫn dựa trên chu trình PDCA và đã được giải thích rõ trong tiêu chuẩn.
Câu hỏi: Chúng tôi đang chứng nhận theo ISO 22000, chúng tôi có bị ảnh hưởng gì không?
Trả lời: Quá trình xem xét tiêu chuẩn ISO 22000 đã bắt đầu từ tháng 9 năm 2014, tiêu chuẩn phiên bản mới cũng sẽ có cấu trúc phù hợp với ISO 9001:2015.
Câu hỏi: ISO 9001:2015 không có yêu cầu về đại diện lãnh đạo, điều này sẽ ảnh hưởng như thế nào trong quá trình đánh giá không?
Trả lời: sẽ vẫn cần một đầu mối liên lạc được chỉ định cho tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động chứng nhận và tổ chức. Trong rất nhiều trường hợp, đại diện lãnh đạo cũng chính là người quản lý của hệ thống và do đó, yêu cầu trên của tiêu chuẩn sẽ có không nhiều ảnh hưởng.
Câu hỏi: Chúng tôi đang áp dụng hệ thống tích hợp bao gồm ISO 14001 và BS OHSAS 18001. Các thay đổi của ISO 9001 và các tiêu chuẩn trên sẽ tác động thế nào đến hệ thống của chúng tôi và quá trình chuyển đổi?
Trả lời: Các thay đổi đối với cả 3 tiêu chuẩn này sẽ làm cho việc tích hợp hệ thống dễ dàng hơn do có sự đồng điệu về hệ thống tài liệu. Tuy nhiên do các phiên bản mới của các tiêu chuẩn này được công bố ở các thời điểm khác nhau, giai đoạn chuyển đổi khác nhau nên quý vị sẽ phải có kế hoạch chuyển đổi cẩn thận để duy trì được giấy chứng nhận của từng tiêu chuẩn.
Để có thêm thông tin có thể tìm hiểu thêm hướng dẫn PAS 99, đây là hướng dẫn dựa trên cấu trúc mức độ cao bao gồm các chỉ dẫn hữu ích về thiết kế và cấu trúc của Hệ thống quản lý tích hợp.
